KI-Telefonassistent, Chatbot und Workflow-Automatisierung
Drei Leistungen, ehrlich beschrieben: Was gelöst wird, wie es funktioniert, was Sie mitbringen müssen und wo die Grenzen liegen.
KI-Telefonassistent
Ein digitaler Assistent nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen und gibt Ihrem Team eine klare Zusammenfassung.
Persönliches Beratungsgespräch- Problem
Anrufe unterbrechen die Arbeit, landen auf der Mailbox oder gehen außerhalb der Öffnungszeiten verloren. Rückrufe müssen mühsam sortiert werden.
- So funktioniert es
Der Assistent nimmt Anrufe unter Ihrer Rufnummer an und führt das Gespräch nach einem Leitfaden, den wir mit Ihnen erarbeiten.
- Anrufannahme, auch außerhalb der Geschäftszeiten, soweit passend konfiguriert
- Beantwortung definierter Standardfragen, etwa zu Öffnungszeiten oder Abläufen
- Strukturierte Erfassung von Name, Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufnummer
- Termin- und Rückrufprozesse, je nach Anbindung direkt oder als Wunsch zur Bestätigung
- Weiterleitung an Mitarbeiter, wenn es nötig ist
- Geeignet für
Arztpraxen, SHK- und Handwerksbetriebe sowie Büros mit vielen wiederkehrenden Anrufen.
- Voraussetzungen
- Eine Rufnummer, die sich weiterleiten oder umleiten lässt
- Festgelegte Standardfragen und Regeln, was der Assistent sagen darf
- Ein Ansprechpartner für Übergaben und Rückrufe
- Geklärter Datenschutz, inklusive Hinweis an die Anrufer
- Grenzen und Übergabe
Der Assistent antwortet nur innerhalb der festgelegten Inhalte und gibt keine medizinischen, rechtlichen oder steuerlichen Einschätzungen. Bei Unsicherheit, Dringlichkeit oder auf Wunsch des Anrufers übergibt er an eine Person oder vereinbart einen Rückruf. Dialekt, Störgeräusche und schlechte Verbindungen können die Spracherkennung beeinträchtigen.
- Umsetzung
Gesprächsleitfaden erarbeiten, Assistent einrichten, mit Ihrem Team testen, mit Überwachung der ersten Anrufe starten.
- Fragen vorab
- Welche Anrufe soll der Assistent übernehmen, welche nicht?
- Was gilt bei Ihnen als dringend oder als Notfall?
- Wer erhält die Zusammenfassungen, und wie schnell wird zurückgerufen?
KI-Chatbot
Ein Chatbot auf Ihrer Website beantwortet häufige Fragen und nimmt Anfragen strukturiert auf.
Persönliches Beratungsgespräch- Problem
Dieselben Fragen erreichen Sie täglich per Website oder E-Mail. Anfragen kommen unstrukturiert an und bleiben außerhalb der Arbeitszeit unbeantwortet.
- So funktioniert es
Der Chatbot antwortet auf Basis von Inhalten, die Sie freigegeben haben, und leitet alles Weitere an Ihr Team.
- Beantwortung häufig gestellter Fragen
- Strukturierte Erfassung von Anfragen und Kontaktdaten
- Bereitstellung von Informationen zu Leistungen und Abläufen
- Weiterleitung an den zuständigen Ansprechpartner
- Anbindung an geeignete Systeme, soweit technisch möglich und geprüft
- Geeignet für
Betriebe mit Website und wiederkehrenden Kundenfragen.
- Voraussetzungen
- Aktuelle Inhalte, auf die sich der Chatbot stützen darf
- Eine Website, in die sich der Chatbot einbinden lässt
- Ein abgestimmtes Datenschutzkonzept für die Nutzung
- Grenzen und Übergabe
Der Chatbot ersetzt keine persönliche Beratung. Er antwortet nur im vereinbarten Rahmen und kann sich irren, deshalb testen wir ihn vor dem Start und legen klare Übergaben an Ihr Team fest.
- Umsetzung
Inhalte und Regeln festlegen, Chatbot einrichten und testen, auf der Website einbinden, im Betrieb beobachten und verbessern.
- Fragen vorab
- Welche Fragen sollen automatisch beantwortet werden?
- Wer übernimmt, wenn der Chatbot nicht weiterweiß?
- Welche Angaben dürfen im Chat abgefragt werden?
Workflow-Automatisierung
Individuelle Automatisierungen verbinden Ihre Software und nehmen Ihrem Team wiederkehrende Handarbeit ab.
Persönliches Beratungsgespräch- Problem
Daten werden von Hand von einem System ins andere übertragen, Erinnerungen vergessen, Übergaben laufen über Zuruf oder Zettel, Berichte entstehen mühsam von Hand.
- So funktioniert es
Wir analysieren den Ablauf, entscheiden, was sich lohnt, und bauen die Automatisierung passend zu Ihrer Software.
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
- Verbindung geeigneter Software-Systeme
- Strukturierte Datenverarbeitung
- Automatische Benachrichtigungen und Übergaben
- Individuelle Optimierung von Prozessen
- Geeignet für
Betriebe mit wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben, etwa im Büro, in der Disposition oder in der Auftragsbearbeitung.
- Voraussetzungen
- Software mit Schnittstelle oder geeignetem Export
- Ein beschreibbarer, möglichst gleichbleibender Ablauf
- Zugänge und Freigaben für die beteiligten Systeme
- Grenzen und Übergabe
Nicht jedes System lässt sich anbinden, und nicht jede Aufgabe lohnt sich zu automatisieren. Das prüfen wir vorab und sagen es offen. Ausnahmen und Sonderfälle gehen an Ihr Team.
- Umsetzung
Prozess aufnehmen, Machbarkeit prüfen, Automatisierung bauen und testen, einführen und im Betrieb begleiten.
- Fragen vorab
- Welche Aufgabe kostet Sie heute am meisten Zeit?
- Welche Systeme sind beteiligt?
- Was passiert bei Ausnahmen?
Sprechen wir über Ihre Abläufe
Im Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, wo Automatisierung bei Ihnen sinnvoll ist und wo nicht. Kostenlos und unverbindlich.